سیستم سازی چیست؟

اغلب افراد فکر می کنند که سیستم سازی فقط به ایجاد چک لیست برمی گردد، در حالیکه اصلا اینگونه نیست و مهمترین ویژگی های یک سیستم به شرح زیر می باشد:

۱- مشکل یا مساله خاصی که در کسب و کارتان ایجاد شده را می تواند حل کند.

۲- اتوماتیک (خودکار) است.

۳- وقتی که ساخته شد، دیگر نیاز به فکر کردن یا تلاش بیش از حد ندارد.

۴- یک پروسه یا یک روتین است.

اگر این چهار ویژگی در کسب و کار وجود نداشته باشد، به آن سیستم کسب و کار نمی گویند.

هدف از سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار به معنی ایجاد یک روش واضح و شفاف برای اجرای امور تکراری و چند وظیفه ای در کسب و کار شما ست، طوری که بیزنس شما را به هدف مشخص خود برساند. با پیشرفت علم، به روز شدن اطلاعات و تغییرات در جامعه، این روش ها ممکن است هر از چند گاهی به روز شوند. برای اینکه در محصولات و خدماتی که ارائه می دهید یک پیوستگی وجود داشته باشد، لازمه اش داشتن یک «روش» است که هر روز مطابق آن جلو بروید.

سیستم سازی توسط چه کسی معرفی شد؟

سیستم سازی کسب و کار توسط ادوارد دمینگ در سال ۱۹۴۷ معرفی شد، دکتر ادوارد دمینگ‌ نخستین‌ کسی است که به طور  جدی‌ روی موضوع مدیریت‌ نوین‌ جهان‌ بر اساس‌ مشارکت‌ تمامی‌ کارکنان‌، مدیران‌ و مشتریان‌ یک‌ سازمان‌ است‌‌. مشارکت‌ و همکاری‌ وی‌ با مدیران‌ ژاپنی‌ در رسیدن آنها برای‌ تولید یک‌ کیفیت‌ غبطه‌آور، مورد تأیید و قبول‌ صاحبنظران‌جهان‌ پیشرفته‌ امروز است‌.

آمار و ارقام از دنیای سیستم سازی

هرچند میلیون ها کسب و کار کوچک و بزرگ در دنیا وجود دارد، ولی فقط تعداد کمی از آنها به اهداف خود دست پیدا می کنند و موفق می شوند. سیستم سازی کسب و کارهای کوچک همیشه چالش های خاص خودش را داشته است ولی آمار نشان می دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها دارای سیستم کسب و کار نبوده و کاملا متکی به اشخاص می باشند. به همین دلیل به شدت ناپایدار بوده و بعد از مدت کوتاهی دچار بحران های جدی می شوند.

بعضی از کسب و کارها سالانه حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد از درآمدشان را از دست می دهند. چرا؟ چون روشی که با آن کار می کنند به اندازه ای که می شود مناسب نیست. نبود سیستم بر درآمد سالانه آنها اثر می گذارد. این مشکلی هست که به خصوص کسب و کارهای تازه تاسیس با آن مواجه می شوند.

داشتن سیستم کسب و کار به طور متوسط میزان بهره وری شرکت را ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش می دهد و بازده فروش را بیش از ۵ درصد زیاد می کند. اگر یک سیستم خوب برای کسب و کارتان داشته باشید، طبق آمار، سرعت کارهای مجموعه بین ۲۵ تا ۴۰ درصد زیاد می شود.

فرق کسب و کارهای دارای سیستم و بدون سیستم

تا زمانی که شما سیستم کسب و کارتان را واضح و روشن نکرده اید، عاقبتتان یکی از این حالت های زیر هست:

– خودتان مجبور می شوید بیشتر کارها را انجام دهید.

– از دست آن دسته کارمندانی که کار را درست انجام نمی دهند خسته شده

– و آن کارمندانی که کارشان را درست انجام می دهند به گروگان می گیرید.

با داشتن یک سیستم، شما می توانید توانمندی های موردنیاز برای شغل مورد نظر را به یک شخص آموزش داده  و انتظارات مشخصی را هم از او داشته باشید. به این ترتیب، کار، هر بار مطابق میل شما پیش می رود. و اگر آن کارمندی که کارش را درست انجام می دهد، روزی خواست شما را ترک کند، خیلی راحت می توانید کارمند دیگری را آموزش داده و جایگزین او کنید.

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز ندارند؟

کسب و کارهایی که به سیستم سازی نیاز کمتری دارند، معمولاً کسب و کارهای ساده و کم حجم هستند که عملیات آنها به راحتی مدیریت می‌شود. این نوع کسب و کارها معمولاً تنها تعداد کمی از کارکنان دارند یا حتی توسط یک فرد تنها اداره می‌شوند. در زیر چند مثال از این نوع کسب و کارها آمده است:

خدمات مشاوره و مراقبت فردی: مانند مشاوره روانشناسی، مشاوره حقوقی یا خدمات مراقبت از سالمندان.

فروشگاه‌های آنلاین کوچک: کسب و کارهایی که فقط چند محصول یا خدمت را به مشتریان ارائه می‌دهند و نیاز به سیستم پیچیده مدیریت موجودی ندارند.

استودیوها و آتلیه‌ها: مانند آتلیه عکاسی، استودیوهای طراحی لباس و…

کارگاه‌های کوچک و کارگاه‌های هنری: مانند کارگاه‌های ساخت تزئینات دست‌ساز، آموزش‌های هنری و…

خدمات تاکسی یا رستوران‌های کوچک: در صورتی که کسب و کار اندکی است و می‌تواند به راحتی توسط صاحب اداره شود.

آموزش و آموزشگاه‌ها: مثل مدارس زبان، کلاس‌های موسیقی، کوچینگ و…

کسب و کارهای خانگی: مانند تولید دست سازها، شیرینی‌پزی، تهیه‌ی کیک‌های خانگی و…

خدمات تحویل و پستی محلی: مثل پیک‌های موتوری یا رانندگان تاکسی.

کسب و کارهای آنلاین نیشه‌ای: مانند وبلاگ نویسی و طراحی وب سایت کوچک.

به هر حال، حتی در کسب و کارهای ساده، سیستماتیک بودن و مدیریت مناسب همچنان می‌تواند به بهبود عملکرد و رشد کسب و کار کمک کند.

نقش سیستم سازی در سودآوری کسب و کار (پرسش و پاسخ)

1- آیا سیستم سازی در بحث صرفه جویی در زمان کارآمد است؟

صرفه جویی در وقت و استفاده کارآمدتر از زمان اولین و مهم ترین ارمغان سیستم سازی در خدمات و بیزینس  است. به عنوان صاحب کسب و کار، زمان شما بهتر است صرف تجزیه و تحلیل فرصت های تجاری جدید یا توسعه خطوط محصول جدید شود تا اینکه وقت شما صرف امور تکراری و کم اهمیت شود مانند چک کردن مداوم ایمیل ها.

2- تاثیر سیستم سازی بر شیوه ی انجام وظایف چگونه است؟

تفویض یا خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره که برای راه اندازی یک کسب و کار نیاز است از دیگر مزایای سیستم سازی در خدمات و بیزینس است، با این کار می تواند وقت شما را آزاد کند تا بتوانید انرژی خود را بر روی فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان رشد کسب و کار و افزایش درآمد را می دهد. با این حال، بدون رویه‌های تجاری واضح و مستند، نمی‌توانید کارهای روزانه‌ای را که بیشتر وقت شما را درگیر می کنند محول یا خودکار کنید. با سیستم سازی در خدمات و بیزینس و با ثبت فرآیند های خود شما می توانید به راحتی وظایف را با دانستن اینکه آن ها به درستی انجام می شوند محول کنید و به شما این امکان را می دهد که زمان خود را برای نظارت بر پروژه های بیشتر آزاد کنید که درآمد بیشتری را برای تجارت در حال رشد شما به ارمغان می آورد.

3- مدیریت وظایف غیرضروری در کسب و کار سیستم سازی شده چگونه است؟

رویه‌ های مستندسازی شده به وسیله سیستم سازی در خدمات و بیزینس به شما این امکان را می‌دهد تا هر مرحله غیرضروری را که ممکن است در حالت عادی انجام دهید، را با بررسی های لازم کشف کنید. هنگامی که فرآیندهای خود را ثبت می کنید، این فرصت را برای خود فراهم می کنید تا روال انجام کار را بهبود ببخشید، که می تواند منجر به کاهش هزینه ها و آزاد کردن زمان ارزشمند شما برای رشد کسب و کارتان شود. همچنین می تواند به شما کمک کند تا وظایف را با اشتباهات کمتری انجام دهید. با سیستم سازی در خدمات و بیزینس، صرف زمان برای مستندسازی وظایف جدید و مستندسازی مجدد وظایف موجود می‌تواند فرصت‌ هایی را برای شما فراهم کند تا کارهای روزانه را کارآمدتر کنید و زمان خود را برای تمرکز بر درآمد رو به رشد کسب ‌و کار آزاد کنید.

چند توصیه در رابطه با سیستم سازی در کسب و کارتان

۱- سیستم ساده ای درست کنید. بیش از حد آن را پیچیده نکنید وگرنه افراد از آن پیروی نمی کنند.

۲- تا جایی که ممکن هست از متن کمتری استفاده کرده و بیشتر از شکل و حتی ویدیو برای ساختن سیستم خود استفاده کنید. مثلا ویدیویی از یک شخص که در حال انجام وظایف مد نظر هست.

۳- سیستم تان را به صورت یک فرآیند بنویسید و مستندسازی کنید و حتی می توانید از چک لیست های مدیریتی در جهت رشد کسب و کارتان استفاده کنید. همچنین مطمئن شوید که همه دسترسی آسانی به آن دارند. تمامی اعضای تیم باید به فرآیند توجه داشته باشند و هرگاه ایجاد تغییراتی ضروری به نظر رسید، اصلاحات موردنیاز را شناسایی کنند.

۴- تمامی داده هایی که وارد سیستم می شوند باید به روز باشند. بدتر از نداشتن اطلاعات موردنیاز، داشتن اطلاعات تاریخ گذشته است.

بهترین فیلم های کسب و کار برای آموزش مدیریت کسب و کار

فیلم‌های انگیزشی برای مدیران کسب و کار می‌توانند بسیار مفید و الهام‌بخش باشند. دلایل زیر توضیح می‌دهند چرا فیلم‌های انگیزشی می‌توانند برای مدیران کسب و کار مفید باشند:

الهام بخشی از رهبران برجسته

آموزش مهارت‌های مدیریت

ترغیب به تفکر نوآورانه

اصلاح روحیه و مدیریت استرس

بالا بردن اثربخشی فردی و سازمانی

برای دیدن بهترین فیلم های  انگیزشی کسب و کار به شما توصیه میکنیم به وسایت علی قلی زاده که در پایین مقاله به شما معرفی کرده ام، مراجعه کنید.

زندگینامه افراد ثروتمند دنیا

مطالعه زندگینامه افراد ثروتمند می‌تواند به شما کمک کند تا از تجربیات آن‌ها بهره‌مند شوید و در راه رسیدن به اهداف خود بهترین راه را پیش بگیرید. در واقع، با مطالعه زندگینامه‌های افراد موفق، می‌توانید نکاتی را که در زندگی شخصی و حرفه‌ای آن‌ها برای رسیدن به موفقیت از آن خود کرده‌اند، بیاموزید.

منبع : علی قلی زاده

https://aligholizadeh.ir/